Ab dem 20. Januar 2027 gilt die neue EU-Maschinenverordnung (EU) 2023/1230. Sie ersetzt die bisherige Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und bringt für Hersteller, Importeure und andere Wirtschaftsakteure verschiedene neue Anforderungen mit sich.
Für international tätige Maschinen- und Anlagenbauer ist dabei auch die Sprache relevant: Betriebsanleitungen, Sicherheitsinformationen und weitere vorgeschriebene Informationen müssen in einer Sprache bereitgestellt werden, die von den jeweiligen Nutzern leicht verstanden werden kann.
Unternehmen, die Maschinen in mehreren europäischen Märkten vertreiben, sollten deshalb frühzeitig prüfen, ob ihre technische Dokumentation, Terminologie und Übersetzungsprozesse auf die neuen Anforderungen vorbereitet sind.
Ab wann gilt die neue EU-Maschinenverordnung?
Die Verordnung (EU) 2023/1230 ist grundsätzlich ab dem 20. Januar 2027 anzuwenden und ersetzt dann die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG.
Für Hersteller bedeutet das: Nicht nur technische und regulatorische Anforderungen müssen rechtzeitig berücksichtigt werden. Auch die dazugehörigen Dokumentations- und Sprachprozesse sollten vor dem Stichtag überprüft werden.
Gerade Unternehmen mit vielen Produktvarianten, Exportmärkten und Sprachversionen sollten nicht bis Anfang 2027 warten, um ihre mehrsprachige Dokumentation anzupassen.
Was ändert sich durch die Maschinenverordnung 2027?
Die neue Maschinenverordnung übernimmt viele Grundprinzipien der bisherigen Maschinenrichtlinie, passt die Anforderungen aber stärker an Digitalisierung, vernetzte Maschinen und neue Technologien an. Die Europäische Kommission nennt insbesondere eine einheitlichere Anwendung innerhalb der EU, neue Vorgaben für KI-gestützte Sicherheitsfunktionen und Cyber-Sicherheit sowie Änderungen bei der Konformitätsbewertung bestimmter Maschinen mit höherem Risikopotenzial.
Für Hersteller besonders relevant sind unter anderem:
- Digitale Betriebsanleitungen: Betriebsanleitungen dürfen unter bestimmten Voraussetzungen digital bereitgestellt werden. Sie müssen heruntergeladen, gespeichert und ausgedruckt werden können und grundsätzlich während der erwarteten Lebensdauer der Maschine, mindestens jedoch zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen, online verfügbar bleiben.
- Neue Anforderungen für Digitalisierung und KI: Die Verordnung berücksichtigt ausdrücklich Maschinen mit autonomen oder sich weiterentwickelnden Steuerungssystemen sowie sicherheitsrelevante Softwarefunktionen.
- Cyber-Sicherheit wird Teil der Maschinensicherheit: Sicherheitsrelevante Steuerungssysteme und Softwaredaten werden stärker berücksichtigt, wenn Manipulationen die Sicherheit einer Maschine beeinträchtigen könnten.
- Klare Regeln für wesentliche Veränderungen: Wird eine bereits in Verkehr gebrachte Maschine physisch oder digital wesentlich verändert und entstehen dadurch neue Gefahren oder höhere Risiken, kann die verändernde Person bzw. das Unternehmen als Hersteller gelten und entsprechende Pflichten übernehmen.
- Anpassungen bei der Konformitätsbewertung: Für bestimmte Maschinen mit höherem Risikopotenzial gelten strengere beziehungsweise angepasste Verfahren zur Konformitätsbewertung.
- Präzisierte Anforderungen an Informationen und Sprache: Betriebsanleitungen, Sicherheitsinformationen und weitere vorgeschriebene Informationen müssen klar, verständlich und lesbar sowie in einer vom jeweiligen Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache vorliegen.
Für international tätige Maschinenhersteller bedeutet die Umstellung daher nicht nur technische Änderungen. Auch Dokumentations-, Übersetzungs- und Terminologieprozesse sollten rechtzeitig überprüft werden.
Welche Sprachanforderungen gelten für Betriebsanleitungen?
Artikel 10 der Maschinenverordnung sieht vor, dass Maschinen und dazugehörige Produkte mit den vorgeschriebenen Betriebsanleitungen und Informationen versehen werden.
Betriebsanleitungen, Sicherheitsinformationen und bestimmte weitere Informationen müssen:
- in einer vom jeweiligen Mitgliedstaat festgelegten und von den Nutzern leicht verständlichen Sprache vorliegen,
- klar formuliert sein,
- verständlich sein und
- lesbar sein.
Auch schriftliche oder mündliche Warnhinweise müssen für die vorgesehenen Nutzer verständlich sein.
Damit reicht es nicht allein aus, irgendeine Übersetzung bereitzustellen. Die Informationen müssen für den jeweiligen Zielmarkt sprachlich geeignet und verständlich sein.
Bei technischen Übersetzungen betrifft das insbesondere Fachterminologie, Warnhinweise, Bedieninformationen und sicherheitsrelevante Aussagen.
Welche Dokumente müssen in Deutschland auf Deutsch vorliegen?
Für Deutschland werden die sprachlichen Anforderungen durch das Maschinenverordnung-Durchführungsgesetz konkretisiert.
Für Maschinen und dazugehörige Produkte sind insbesondere folgende Inhalte auf Deutsch bereitzustellen:
- Betriebsanleitungen und zugehörige Informationen,
- Sicherheitsinformationen,
- EU-Konformitätserklärungen.
Auch bei digitalen Betriebsanleitungen muss der Hinweis darauf, wie auf die Anleitung zugegriffen werden kann, in deutscher Sprache verfügbar sein.
Wichtiger Hinweis
Für unvollständige Maschinen gelten ebenfalls konkrete Vorgaben: Montageanleitung und EU-Einbauerklärung müssen für den deutschen Markt auf Deutsch vorliegen.
Für Hersteller, die Maschinen nicht nur in Deutschland, sondern in mehreren EU-Staaten vertreiben, entsteht daraus ein entsprechender mehrsprachiger Dokumentationsbedarf.
Was gilt bei Exporten in andere EU-Länder?
Die Maschinenverordnung schreibt nicht eine einzige Sprache für den gesamten europäischen Binnenmarkt vor.
Entscheidend ist, welche Sprache oder Sprachen der jeweilige Mitgliedstaat verlangt. Ein deutscher Hersteller, der beispielsweise Maschinen nach Frankreich, Italien, Spanien oder in die Niederlande exportiert, muss deshalb die jeweiligen sprachlichen Anforderungen des Zielmarktes berücksichtigen.
Relevant können unter anderem sein:
- Betriebs- und Bedienungsanleitungen,
- Sicherheitsinformationen,
- Warnhinweise,
- Informationen an der Maschine,
- digitale Benutzerinformationen,
- Montageanleitungen,
- EU-Konformitätserklärungen,
- EU-Einbauerklärungen.
Gerade für exportorientierte Unternehmen im Maschinen- und Anlagenbau kann dadurch schnell ein umfangreiches System aus Dokumenten, Produktvarianten und Sprachfassungen entstehen.
Eine strukturierte Lösung für Übersetzungen im Maschinenbau wird deshalb zunehmend wichtiger.
Dürfen Betriebsanleitungen ab 2027 digital bereitgestellt werden?
Ja. Die Maschinenverordnung ermöglicht ausdrücklich die digitale Bereitstellung von Betriebsanleitungen.
Dabei gelten jedoch bestimmte Voraussetzungen. Unter anderem muss klar angegeben werden, wie die digitale Anleitung aufgerufen werden kann. Sie muss so bereitgestellt werden, dass Nutzer sie herunterladen, speichern und ausdrucken können.
Die digitale Betriebsanleitung muss außerdem grundsätzlich während der erwarteten Lebensdauer des Produkts und mindestens zehn Jahre nach dem Inverkehrbringen online zugänglich bleiben.
Verlangt ein Käufer beim Kauf eine Papierfassung, muss diese kostenlos innerhalb eines Monats bereitgestellt werden.
Für Maschinen, die für nichtprofessionelle Nutzer bestimmt sind oder voraussichtlich auch von ihnen verwendet werden, gelten zusätzliche Anforderungen. Wesentliche Sicherheitsinformationen für die Inbetriebnahme und sichere Verwendung müssen weiterhin in Papierform mitgeliefert werden.
Die Digitalisierung verändert damit die Form der technischen Dokumentation, nicht jedoch die Anforderungen an Verständlichkeit und sprachliche Qualität.
Warum wird Terminologiemanagement wichtiger?
Die Maschinenverordnung schreibt kein bestimmtes Terminologiesystem vor. In der Praxis wird eine konsistente technische Terminologie jedoch besonders wichtig, wenn Informationen über viele Dokumente und Sprachen verteilt sind.
Ein sicherheitsrelevanter Begriff sollte beispielsweise nicht in der Betriebsanleitung anders bezeichnet werden als:
- im HMI oder Bedienpanel,
- in Warnhinweisen,
- in Wartungsunterlagen,
- in Schulungsmaterialien oder
- in anderen technischen Dokumenten.
Unterschiedliche Übersetzungen desselben Begriffs können insbesondere bei sicherheitsrelevanten Informationen zu Missverständnissen führen.
Glossare, Terminologiedatenbanken, Translation Memories und definierte Freigabeprozesse helfen dabei, Fachbegriffe über Produktlinien, Dokumenttypen und Sprachversionen hinweg konsistent zu halten.
Das ist insbesondere relevant, wenn mehrere Übersetzer oder Sprachdienstleister an umfangreichen Dokumentationen arbeiten oder Produktinformationen regelmäßig aktualisiert werden.
Welche Rolle können KI, maschinelle Übersetzung und MTPE spielen?
Die EU-Maschinenverordnung schreibt keine bestimmte Übersetzungsmethode vor.
Sie verlangt also weder ausdrücklich eine ausschließlich menschliche Übersetzung noch den Einsatz bestimmter Übersetzungstechnologien.
Entscheidend ist das Ergebnis: Die vorgeschriebenen Informationen müssen klar, verständlich und für die vorgesehenen Nutzer geeignet sein.
Die zentrale Frage lautet deshalb nicht:
„Darf KI für eine Betriebsanleitung eingesetzt werden?“
Sondern:
„Welcher Übersetzungsprozess eignet sich für die Art, Bedeutung und das Risiko des jeweiligen Inhalts?“
Bei großen Mengen wiederkehrender technischer Inhalte können Translation Memories, maschinelle Übersetzung und kontrollierte MTPE-Prozesse die Bearbeitung effizient unterstützen.
Bei sicherheitskritischen Informationen, Warnhinweisen oder komplexer technischer Terminologie ist dagegen eine entsprechend intensive fachsprachliche und menschliche Qualitätskontrolle besonders wichtig.
Technologie kann den Übersetzungsprozess unterstützen. Die Verantwortung für die regelkonforme Dokumentation bleibt jedoch beim verantwortlichen Wirtschaftsakteur.
Müssen bestehende Betriebsanleitungen komplett neu übersetzt werden?
Nicht automatisch.
Entscheidend ist insbesondere, wann eine Maschine in Verkehr gebracht wird und welche gesetzlichen Anforderungen zu diesem Zeitpunkt gelten.
Trotzdem ist 2026 ein sinnvoller Zeitpunkt, bestehende Dokumentationsprozesse zu überprüfen. Unternehmen können beispielsweise klären:
- In welchen EU-Ländern werden unsere Maschinen vertrieben?
- Welche Sprachfassungen benötigen wir dort?
- Sind Betriebsanleitung, HMI und Sicherheitsinformationen terminologisch aufeinander abgestimmt?
- Wie werden Änderungen im Ausgangstext auf alle Sprachversionen übertragen?
- Wie werden digitale Betriebsanleitungen bereitgestellt und langfristig verfügbar gehalten?
- Welche Qualitäts- und Freigabeprozesse gelten für sicherheitsrelevante Inhalte?
Bei großen Produktportfolios ist eine schrittweise Vorbereitung meist wesentlich effizienter als eine kurzfristige Anpassung unmittelbar vor dem Stichtag.
Was gilt für unvollständige Maschinen?
Auch unvollständige Maschinen unterliegen sprachlichen Anforderungen.
Zu den relevanten Dokumenten gehört insbesondere die Montageanleitung. Sie muss in einer vom jeweiligen Mitgliedstaat festgelegten und für die betreffende Zielgruppe leicht verständlichen Sprache vorliegen.
Für den deutschen Markt müssen sowohl die Montageanleitung als auch die EU-Einbauerklärung auf Deutsch verfügbar sein.
Auch Montageanleitungen können unter bestimmten Voraussetzungen digital bereitgestellt werden.
Mehrsprachige technische Dokumentation frühzeitig vorbereiten
Die neue EU-Maschinenverordnung zeigt, wie eng Produktsicherheit, technische Dokumentation und Sprache miteinander verbunden sind.
Für international tätige Hersteller geht es deshalb nicht nur darum, einzelne Betriebsanleitungen zu übersetzen. Häufig müssen zahlreiche Dokumente, Produktvarianten und Sprachversionen langfristig konsistent gepflegt werden.
Unternehmen sollten deshalb frühzeitig prüfen:
– welche Dokumente betroffen sind,
– welche Zielsprachen benötigt werden,
– ob die Terminologie bereits konsistent gepflegt wird,
– wie digitale Dokumentationen bereitgestellt werden,
– und welcher Übersetzungsworkflow sich für die jeweiligen Inhalte eignet.
Alphatrad Germany unterstützt Unternehmen aus Maschinenbau, Anlagenbau und Industrie bei mehrsprachiger technischer Dokumentation – von Betriebs- und Montageanleitungen über Sicherheitsinformationen bis hin zu weiteren technischen Fachtexten. Je nach Projekt können menschliche Fachübersetzung, Terminologiemanagement, Translation-Memory-Technologien und kontrollierte MTPE-Prozesse kombiniert werden.
